Milhares de pessoas enfrentam o desafio de trabalhar a partir de casa desde meados de março, devido ao rápido alastramento da COVID-19. Estas novas práticas laborais estão a ser estudadas há algum tempo, mas tiveram de ser implementadas muito antes do previsto em inúmeras empresas, como a TAP ou a Microsoft, que passaram a organizar o trabalho através de uma troca de emails constante e reuniões em softwares de videoconferências.
Oportunidades x desafios do teletrabalho
“Quando escrito em Chinês a palavra crise compõe-se de dois caracteres, um representa o perigo e o outro representa a oportunidade”, John Kennedy. Da mesma forma, a crise que estamos a atravessar obrigou os governos, as empresas e as pessoas a encontrar formas alternativas de sobreviverem, até mesmo de prosperarem no meio do caos e a definir as suas estratégias de sustentabilidade para a era Pós-COVID.
Os desafios que se colocam aos gestores e aos líderes no sentido de energizarem as suas equipas e estimularem a sua resiliência num contexto de total turbulência, gerindo o medo, o perigo e a incerteza, obrigam a novas formas de organização e prestação do trabalho.
Considerações para o futuro
A ideia de manter o trabalho remoto mesmo depois do fim da pandemia está a ganhar popularidade. Os trabalhadores e os empregadores estão a testar a eficácia, a eficiência e os benefícios que esta nova prática traz, e consideram adotá-la, total ou parcialmente, no futuro. Para os trabalhadores, poupa-se tempo e custos nas deslocações, passam a ter mais disponibilidade para se dedicarem à família e a interesses pessoais. Além disso, ganharam uma nova autonomia de trabalho que pode ajudar na produtividade e gestão de tempo.
Para as empresas, esta mudança é muito vantajosa porque reduz os custos empresariais: podem alugar instalações mais pequenas e económicas, existe uma redução significativa no gasto de energia e também diminuem os custos da segurança e da limpeza dos escritórios.
Planeamento para o teletrabalho no Pós-Covid
Ana Assunção, diretora da Universidade TAP, contou-nos numa entrevista exclusiva como a empresa, aproveitando a experiência nesta fase da pandemia e o feedback dos trabalhadores relativamente ao “teletrabalho”, está a preparar a estrutura da empresa, não só para eventuais crises pandémicas que possam surgir no futuro, mas também para potenciar esta modalidade de prestação de trabalho mesmo em tempos de laboração normal.
A diretora forneceu-nos informação obtida num questionário feito pela intranet da empresa. Questionados os 897 trabalhadores que estiveram em teletrabalho durante o mês de abril, apenas 1,3% classificou a sua experiência como negativa e apenas 7% considerou que a sua produtividade piorou. 87% opta por este regime no futuro, se lhe for dada essa oportunidade, creem mesmo que esta deve ser uma aposta forte por parte dos empregadores, pois protege a saúde e a segurança das pessoas e permite conciliar as obrigações profissionais com a vida pessoal, contribuindo para a motivação individual e coletiva.
Lições aprendidas em um longo histórico de teletrabalho
Peter Munro diz-nos que a Microsoft iniciou o home office há mais de 10 anos e com o tempo tem vindo a alargar a toda a comunidade. Em termos de espaço físico os Head Quarters, necessitam apenas de 40% da área que seria necessária para acomodar toda a sua população, têm uma organização dos espaços em open space com secretária móvel, salas para conferências, reuniões e conversas mais resguardadas.
Também criaram espaços para facilitar a concentração, tendo sido abandonado por completo o conceito do gabinete tradicional. Aos novos colaboradores é atribuído um kit composto por um portátil, equipamento 4G, headsets certificados para Teams e um monitor adicional para funções mais analíticas, nomeadamente as de desenvolvimento de Modelos Financeiros e do setor de Mergers & Aquisitions. A gestão preocupa-se com o conforto do posto de trabalho pelo que atribuem a cada pessoa uma compensação fixa para despesas relacionadas com equipamento de escritório, como por exemplo cadeira e secretária regulável.
Conclusões
Nesta mudança abrupta, houve empresas que se adaptarem mais rapidamente que outras. A produtividade do teletrabalho depende do desenvolvimento tecnológico e da cultura da empresa, é importante aproveitar o potencial das novas tecnologias, ao invés de querer recriar o escritório online. Em vez de cada trabalhador ter de descarregar o documento de trabalho, modificar um aspeto e voltar a enviar aos restantes, deve-se tirar proveito de ferramentas como o Google Docs, que permite que todos tenham acesso ao documento simultaneamente e vejam as modificações que os colegas fazem em tempo real, otimizando o tempo de trabalho.
Steve Laveski divide em a eficiência do trabalho remoto em cinco níveis: “nível 1 – sem ação deliberada; nível 2 – recriar o escritório, online; nível 3 – adaptação ao medium; nível 4 – comunicação assíncrona; nível 5 – nirvana” e afirma que a maior parte das empresas a nível mundial se encontra apenas no nível dois – recriar o escritório, online.
A aposta no desenvolvimento tecnológico e digital tem vindo a aumentar nas últimas décadas em todas as empresas, mas esta experiência acelerou o processo significativamente. É indiscutível que o activo digital deixa de ser uma vantagem competitiva, e passa a ser uma questão de sobrevivência.
Foto de capa: [“This work” by fernandozhiminaicela is licensed under CC BY-SA 2.0]
Conteúdo produzido por: Bernardo Lourenço, Henrique Monteiro, João Aranha e Rita Villas-Boas, no âmbito da disciplina de Comunicação Digital da licenciatura em Comunicação Social e Cultural.